Jan Willem Dik (senior projectmanager bij BEACON), maakt zich dagelijks hard om productinnovaties te realiseren. In dit blog verteld hij jullie over zijn ervaringen uit de praktijk.
Wij zorgen dat de bal gaat rollen
“Soms ligt een idee voor productinnovatie al een tijdje op de plank. Maar op de een of andere manier lukt het niet, ook al zijn de capaciteiten wel in huis. De mensen zijn te druk met hun eigen dagelijkse werk en moeten de innovatie er nog even bij doen. Er is geen centrale figuur die het coördineert. Het belangrijkste dat wij als BEACON komen brengen is zorgen dat de bal gaat rollen. Wij zijn een onafhankelijke partij en voor ons is het project de hoofdzaak. Wij zorgen voor voortgang, structuur en overzicht. We zitten er achteraan dat het gaat gebeuren binnen de tijd en het beschikbare budget. Dat wij output garanderen is voor de meeste opdrachtgevers reden om BEACON in te schakelen.
Werkwijze passend maken
Het is volgens mij een heel slecht idee om bij een opdrachtgever binnen te komen en te zeggen: ‘Jongens allemaal aan de kant, zo gaan we het doen!’ Dat werkt niet. Aan de ene kant hebben we bij BEACON een aantal gouden regels, zoals het centraal stellen van de consument en het werken met frequente bijstuurmomenten en multidisciplinaire teams. Aan de andere kant hebben onze opdrachtgevers heel vaak een uitgesproken mening over hoe een innovatieproces moet lopen en wat voor aanpak daarbij hoort. Dat kan lean zijn, of scrum, of een klassiek watervalmodel. De werkwijze moet passen bij de mensen en de organisatie. Bij een startup werken we niet met hele ingewikkelde innovatieprocessen en projectplanningen. Dan kiezen we voor een concrete aanpak en gaan we aan de slag met een grote rol bruin papier en post-its. De teamleden hangen daar op dag- of weekniveau hun activiteiten op. Ik vraag ze: ‘wanneer ga jij die activiteit doen? En waar leidt dat toe?’ Op deze manier komen de mensen zelf tot de conclusie of het past in de tijd. Dat werkt heel goed bij zo’n organisatie.
Draagvlak
Bij andere opdrachtgevers heb je te maken met soms onnodig ingewikkelde Stage-Gate processen. Ik probeer dan elementen toe te voegen of te veranderen, waarvan ik denk dat het goed werkt en bij de organisatie past. Als het zo uitkomt snijden we er een heel stuk uit. Natuurlijk proberen we te voldoen aan de eisen van de opdrachtgever. Maar ik ben wel pragmatisch. Samen met het team bepaal ik de handigste mix. Ik wil voor de teamleden ruimte creëren om hun werk vorm te geven en tegelijk ook draagvlak voor het werk dat moet gebeuren. Ik vraag ze: ‘Wat vind je belangrijk? Hoe ga je zelf zorgen dat je resultaten haalt die passen binnen het projectplan?’ En ik toets heel veel. Wanneer een voorstel binnenkomt van een leverancier, bespreek ik dat met een of twee mensen waarvan ik denk dat die daarbij belangrijk zijn. Mensen die daar vast een heel andere mening over hebben dan ik. Die wil ik graag van ze horen. Dat is ook een manier om te zorgen dat een projectteam z’n ei kwijt kan.
Kort op de bal
Bij productinnovatie projecten zijn heel veel disciplines betrokken. Het leukste is om alles te laten samenkomen tot een haalbaar resultaat. Je kunt een project zien als een soort tijdas, waarbij elke discipline binnen zijn eigen zwembaan van start naar finish moet zwemmen. Wij vinden het heel belangrijk dat alle processen parallel gebeuren en dat iedereen op tijd oplevert wat zijn buurman of -vrouw nodig heeft. Kort op de bal zitten en regelmatig checken of alle zwembanen op koers liggen. Zodat je niet bijvoorbeeld heel ver bent met engineering terwijl je nog een heel groot gat hebt op het gebied van intellectueel eigendom of marketing. Je wilt er niet halverwege achter komen dat je het verkeerde product hebt ontwikkeld of dat je anderhalf keer je budget hebt besteed. Dus we checken elke drie à vier weken met het team waar we staan. Dat is een van de dingen die we heel makkelijk kunnen toevoegen.
Opletten
De teamleden zijn heel hard bezig in alle deelaspecten. Ik sta er middenin en zorg dat we er regelmatig over rapporteren. Dat geeft inzicht en overzicht voor de opdrachtgever. En er kunnen geen verrassingen ontstaan. Als er een akkefietje is, is het zaak dat wij op tijd gaan piepen. Zo van: nu is het opletten geblazen, want ik heb hier iets dat uit de hand loopt. Dat kan een technologie zijn die toch niet werkt, een markt die ineens verandert, of een concurrent die met precies hetzelfde product op de markt komt. Die dingen kunnen gebeuren. De kunst is op tijd aan de bel te trekken en te zorgen dat we de plannen kunnen bijstellen. Het leukste van productinnovatie vind ik om ingewikkelde processen in een goede planning te gieten en dat met het team concreet maken. Het begint met een idee in iemands hoofd en uiteindelijk staat ergens in China een pallet kartonnen dozen. En dat we dat als team hebben opgeleverd. Dat is het mooiste van het vak.”
