Een tijdje geleden vroeg een FMCG-bedrijf mij lid te worden van het kernteam van een innovatieprogramma. Ik ging me bezighouden met de onderwerpen planning en interfaces. Toen ik startte waren drie projectteams al hard aan het rennen met een deel van een totaalsysteem.
Er moest onder andere een apparaat, een verpakking en een ingrediënt ontwikkeld worden. Daarnaast werkten er teamleden aan programma-deliverables voor commercie en supply. Inzicht in de samenhang tussen al deze werkzaamheden en overzicht over de planning van het hele programma ontbraken. Aan mij de schone taak om een totaalbeeld te creëren, zodat er iets over de introductiedatum kon worden gezegd.
GEZAMENLIJKE MILESTONES
Ik begon maar eens met praten met de verschil-lende projectmanagers en liep samen met hen door hun deelplanningen. De een hield een Gantt chart bij, de ander een eenvoudig lijstje en weer een ander had helemaal geen planning. Zo was voor de meeste teams niet duidelijk op welke momenten ze het stokje aan de ander moesten overgeven. Daarom inventariseerde ik per team wanneer er wat precies moesten worden opgeleverd.
VELDTEST
Met het kernteam bedachten we zogenaamde programmahorden: momenten waarop we een doorsnede van het hele programma zouden bekijken. Dit was nodig omdat de deelprojecten een eigen fasering kenden, die onderling uit de pas liepen. Daarnaast heb ik mijlpalen vastgesteld voor de momenten waarop deliverables uit alle teams beschikbaar moesten zijn, zoals voor een gezamenlijke veldtest.
In het kernteam spraken we een wekelijkse update van de planning af, waarbij iedereen mij input zou leveren. Zo kreeg ik van de één een full monty update, van de ander een bericht van één regel in de sfeer van: ‘so far so good’. Die updates verwerkte ik elke week in de time line en presenteerde die in het kernteam.
INZICHT EN OVERZICHT
Het resultaat was een actuele en geïntegreerde programmaplanning met helder zicht op alle dwarsverbanden tussen de deelprojecten. Zo hadden we niet alleen onderbouwde data voor alle belangrijke programmamijlpalen, maar ook een heuse finishtijd. En last but not least, door de overdrachtsmomenten goed te plannen voorkom je dat je zonder stokje over de finish rent.
Terug naar overzicht