Christel van Dijk, projectmanager bij Beacon, vertelt over haar aanpak bij het managen van projectteams.
‘We sturen niet alleen op het proces, maar zijn ook inhoudelijk echt betrokken’
‘Een goed werkend projectteam is tot zeer veel in staat. De basis van vruchtbare samenwerking wordt gevormd door goede relaties. Daar besteed ik als projectleider bewust aandacht aan.
Wij werken veel met internationale projectteams. Dat betekent dat lang niet iedereen in hetzelfde kantoor zit als jij. Je moet met heel veel mensen communiceren om ze er bij te betrekken en te zorgen dat op alle plekken de juiste dingen gebeuren.
Persoonlijke touch
‘Bij de start van een project is het belangrijk om tijd te nemen om elkaar fysiek te ontmoeten en echt even kennis te maken. Hier zijn simpele hulpmiddelen voor, bijvoorbeeld om mensen uit een set foto’s er een te laten kiezen waarbij ze iets persoonlijks kunnen vertellen. Het kost misschien maar tien minuten, maar zo’n persoonlijke touch helpt heel erg om cohesie in een groep te creëren. Als je daarna met elkaar belt of mailt, werkt het gewoon veel beter als je een beeld van de mensen hebt en iets snapt van hun interesses en thuissituatie. Daarnaast is natuurlijk ook een heldere en eerlijke communicatie van belang. Duidelijke verwachtingen over wat mensen moeten doen. Maar je kunt niet alleen taken afvinken. Het is belangrijk dat mensen zich goed voelen en elkaar over en weer dingen gunnen.‘
Skypen met video
‘Wat het allerbeste werkt als je voortgang wilt creëren, is regelmatig even langs iemands bureau lopen en zeggen: ‘Hé hoe staat het er mee? Loopt alles? Kan ik ergens bij helpen?’ Maar vaak is dat simpelweg niet mogelijk omdat mensen over de hele wereld verspreid zitten. Skypen met video werkt dan heel goed. Want communicatie is maar voor een klein deel verbaal. Je merkt pas of een boodschap echt overkomt als je ziet hoe het bij die ander aankomt.’
Met pitbull door een deur
‘Natuurlijk lopen er in de praktijk wel eens dingen anders dan gepland. Teamleden hebben het soms ook heel druk met andere dingen. Ik probeer me altijd te verplaatsen in de mensen, om te begrijpen hoe hun totaalplaatje er uit ziet. Waar ze het druk mee hebben en waar ze mee zitten. Soms heeft iemand ook een belangrijke rol in een ander project, waarbij morgen een belangrijke deadline is. Dan ga ik niet vandaag bellen met: ‘Hé, je moet nog iets voor mijn project doen.’
Aan de andere kant, het moet wel gebeuren. Als iemand steeds te weinig tijd heeft, is het soms niet duidelijk wat nou prioriteit heeft. In zo’n geval ga ik praten met de direct leidinggevende om te bespreken hoe we het kunnen oplossen. Ik vind het belangrijk om de zakelijke en persoonlijke aspecten daarbij te scheiden. Soms kan ik in het belang van het project als een pitbull achter iemand aan zitten, maar ik zorg er altijd voor dat ik er later op terug kom. Zodat we nog wel samen door een deur kunnen.‘
Kracht vanuit inhoud
‘Wat veel van onze opdrachtgevers van BEACON waarderen is dat wij sterk zijn vanuit de inhoud. Om echt voortgang te krijgen moet je natuurlijk ook snappen wat het team doet en wat daar de kwaliteit van is. Doordat ik inhoudelijk kennis van zaken heb, ben ik goed in staat met mensen het gesprek aan te gaan en geloofwaardig als ik commentaar lever op het werk. We sturen niet alleen op het proces, maar zijn ook inhoudelijk echt betrokken en zorgen dat mensen de juiste focus hebben.’
