EIGENAARSCHAP IN HET TEAM’
Laurien Wolfswinkel (Projectmanager BEACON):
‘Samen voor een whiteboard gaan staan zie ik als een heel waardevolle werkwijze bij het managen van innovatieprojecten. Als een projectteamlid geen overzicht meer heeft, of als teamleden het oneens zijn, werkt het goed om een gezamenlijk beeld te creëren. Ik stel dan veel vragen: Wat willen we precies ontwikkelen? Klopt dit beeld? Of is het toch anders? Hoe ga je het aanpakken? Zijn er dus drie manieren? Is dit wat je bedoelt? De open vragen zorgen er voor dat mensen zelf tot conclusies komen. Bij elke stap pas ik de tekening aan. Zo ontstaat een gezamenlijk plaatje. Dat vind ik veel prettiger werken dan directief gaan vertellen hoe het volgens mij zit. En het werkt veel beter. Het brengt betrokkenheid en draagvlak in het projectteam. Mensen zien hun eigen waardevolle bijdrage in samenhang met het hele project. En doordat ze het zelf hebben bedacht, voelen ze er meer verbondenheid mee en verantwoordelijkheid voor. Dat geeft een boost aan de samenwerking.’
Gezamenlijke focus
‘Het gaat niet om de visuele weergave, maar om het creëren van een gezamenlijk beeld. Met individuele medewerkers kun je ook simpelweg met pen en papier of met een Excel sheet inzicht creëren. Als je met je team bent, of met een groep stakeholders, gebruik je het whiteboard of post-its. Daarmee kan iedereen input geven. Vervolgens kun je gaan kijken: wat hoort bij dezelfde noemer? En zo komt er langzaam structuur in. Als er dan een plaatje ontstaat kun je zeggen: We hebben nu twee categorieën, mist er nog iets? Wanneer het plaatje uiteindelijk ‘klaar’ is, heeft iedereen het zelfde beeld. Op deze manier voorkom je oeverloos gepraat zonder beslissingen. Met alleen woorden is het toch makkelijk om langs elkaar heen te praten. Tijdens het optekenen voelt het al meer alsof je samen aan het beslissen bent. Het maken van de visual zorgt voor een gezamenlijke focus. En de kans dat je het eens bent als iedereen uit het overleg loopt, is daarna heel groot.’
Zowel voor inhoud als voor proces
‘Visueel structureren werkt heel goed om gezamenlijk verbanden te leggen en inzicht te krijgen in de problematiek. Daarnaast is het heel behulpzaam voor het sturen van het proces. Ik gebruik het bijvoorbeeld voor het maken van een plan van aanpak voor validatie van een project. Of bij een project waarbij de context nog vaag is en dit eerst inzichtelijk moet worden gemaakt voordat het team aan de slag kan. Ook stakeholders die belangrijk zijn voor het slagen van een project neem ik op die manier mee. Zo kunnen ze zelf meedenken en tot conclusies komen. Het grote voordeel is dat je daarna ook direct betrokkenheid en draagvlak hebt van je stakeholders.’
Eigenaarschap
‘Ik houd van samenwerking waarin alle teamleden actief betrokken zijn. Waar mensen niet met oogkleppen op hun eigen functie uitvoeren, maar waar je samen ergens naar streeft.
Het is mijn ervaring dat visueel structureren daarbij zeer behulpzaam is. Het samen creëren van verbanden zorgt voor duidelijkheid, verbondenheid en eigenaarschap. Mensen snappen beter hoe hun deel in het geheel past, dat maakt de samenwerking beter en leuker.’
