“Beslissingen zijn processen, geen momenten in de tijd”
“Waar het op aan komt is niet zo zeer het moment, als wel de weg er naar toe. Grote beslissingen zie je aankomen. Iedereen heeft tijd nodig voor een serieus besluit. Daarom moet je het keuzeproces zo snel mogelijk beginnen. Wie die beslissing neemt in een bedrijf, dat is vaak een kwestie van uitvinden. Bij de start van een project toetsen we altijd wat voor structuur er aanwezig is om de grote projectbeslissingen te nemen. Toch blijkt in de praktijk altijd dat er meer mensen in de organisatie mee te maken hebben. Het is handig je af te vragen: wie heeft er last van als we dit zo gaan doen? Bij die mensen moet je dan zeker langs. Op een gegeven moment snap je wie er allemaal mee te maken heeft. Het is een denkproces dat start. Als er uiteindelijk besloten moet worden, is het eigenlijk vaak al gebeurd. Iedereen voelt welke kant het op gaat en kan leven met de mogelijke nadelen.”
Criteria
“Het is zaak om alle criteria waarop mensen zaken beoordelen in kaart te brengen. Daarom consulteer ik alle betrokkenen, formeel en informeel. Als je vraagt: ‘wat zijn je criteria?’, krijg je niet altijd antwoord. Als je gewoon gaat praten, vertellen de mensen het spontaan. De één zegt: ‘dat duurt lang’. Een ander zegt: ‘dit is moeilijk in onze fabriek’. Ze vertellen je allemaal wat voor hen prioriteit heeft. Het is belangrijk om de criteria compleet te hebben. Liefst een lijstje van de belangrijkste vijf tot zeven punten, vooral geen eindeloze lijsten. Alle opties die we hebben gaan we toetsen en vergelijkbaar maken op diezelfde criteria.”
Zo veel mogelijk in je team besluiten
“Minstens zo belangrijk is het dat je alle dagelijkse beslissingen neemt in je team. Mijn stelregel is: neem besluiten op een zo laag mogelijk niveau. Je kunt verbazend veel dingen beslissen in een goed team. Zelfs dingen die echt implicaties hebben voor je tijdlijn, je budget en zelfs voor je product. Zeker in een team dat al volwassen is, waarin mensen die verantwoordelijkheid durven en willen nemen. Als je voelt dat het kan, gewoon doen. Dat is ook voor de organisatie een goed idee. Op uitvoerend niveau snapt iedereen veel beter welke implicaties een keuze met zich mee brengt. Natuurlijk kun je een besluit als het te groot wordt voorbereiden en naar boven brengen. Maar je kunt verrassend veel in de dagelijkse gang van zaken aftikken en realiseren. Ik ga liever een keer excuus vragen dan nog een keer toestemming. Zo houd je lekker de vaart erin en het team voelt zich serieus genomen.”
(tekst loopt door onder afbeelding)
Simpel en sprekend overzicht
“Ik verzamel alle informatie en geef dat terug in een heel helder overzicht. De dingen die je publiek zelf gezegd heeft, samengevat op één blaadje. De crux van de zaak is om het super simpel te maken. Liefst met een plaatje, een grafiek of een diagram met smiley’s. Dus het is vooral herkennen wat er speelt en dat overzichtelijk maken. Dat is een kern van de taak van een projectmanager in ons vak. De schijnbaar ingewikkelde rij aan argumenten, criteria en meningen zó teruggeven dat de mensen waar het om gaat zich erin herkennen. Wat ook enorm helpt, vooral in de voorbereidende fase is om de verschillende scenario’s een pakkende naam te geven. Bijvoorbeeld: ‘keep it simple’, of ‘de snelste weg’.”
Rijdende trein?
“Wat ik als laatste graag nog wil aanvullen is: wees niet bang om terug te komen op beslissingen. Het kan gebeuren dat iemand zegt: ‘sorry jongens, ik heb het gewoon niet goed gedaan, ik wil daar toch nog een keer over praten.’ Dat moet je gewoon toelaten, daar is niks op tegen. Véél beter dan maar staccato doorgaan omdat de trein al rijdt. Dat is flauwekul. Het kan altijd zo zijn dat er een valide, nieuw inzicht is of dat er iets verandert. Natuurlijk heeft dat consequenties, daar moet je wat mee. Dus kom als het nodig is terug op je besluit en meld wat de consequenties zijn.”
Grip op uitkomst
“Wat we uiteindelijk met dit proces bieden is grip, inzicht en overzicht. Als je dit met name voor de grotere beslissingen goed doet, is onze opdrachtgever daar enorm mee geholpen. Omdat de echt belangrijke dingen tijdig zijn aangekaart en helder gemaakt, iedereen is gehoord. De juiste argumenten liggen op tafel. Onbelangrijke zaken zijn eruit gefilterd, bij wijze van spreken is de uitkomst al voorgekookt.”
