Projectmanagement gaat veelal over efficiënt organiseren, planningen maken, kosten beheren en risico’s minimaliseren. Heel belangrijk. Een minder belicht aspect van ons werk is de ‘zachte’ kant: zorgen voor een goede samenwerking in het team, waarbij elk teamlid betrokken is en optimaal bijdraagt aan het slagen van het project. Goede samenwerking en betrokken teamleden zijn belangrijke succesfactoren van projecten. Om dat voor elkaar te krijgen moet je als projectmanager je softs kills inzetten.
Een sterk team
Het team maakt het project. Als projectmanager probeer ik voorwaarden te scheppen waaronder de teamleden optimaal kunnen functioneren. Hoe meer zij betrokken zijn, hoe meer eigenaarschap ze nemen voor hun aandeel in het project, hoe beter (en sneller) het project loopt. En, ook belangrijk, betrokkenheid leidt ook tot werkplezier. Het team werkt veel fijner en je krijgt betere resultaten.
Goede start
Bij de start van een project voeren we als projectmanagers binnen BEACON uitgebreide kennismakingsgesprekken om een goed beeld van de teamleden te krijgen. Ik vraag welke ervaring ze hebben en hoe ze tegen het project aankijken. Vanaf het begin probeer ik een persoonlijke verbintenis te krijgen, door te inventariseren wat een teamlid nodig heeft aan ondersteuning en op wat voor manier. Hoe beter ik dat weet, hoe effectiever ik hierop in kan spelen. Tijdens het project ga ik vaak even met mensen zitten om ze beter te leren kennen, dat werkt voor mij heel goed.
Individuele benadering
Het is belangrijk om aan de ene kant helderheid en structuur te geven, zodat elk teamlid weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Aan de andere kant probeer ik naar alle individuele teamleden effectief te communiceren door me af te stemmen op de persoon in kwestie en door interesse te tonen. Iedereen is anders en vraagt om een andere benadering.
De theorie van Hersey en Blanchard over situationeel leiderschap geeft een mooie basis. Deze theorie beschrijft de flexibele aanpak van leidinggegeven aan de hand van de ervaring en motivatie van de teamleden. Daarin wordt gezocht naar een goede balans tussen taakgericht en relatiegericht leidinggeven. Zij onderscheiden afhankelijk van de mate van sturing en ondersteuning vier stijlen: delegeren, ondersteunen, begeleiden en instrueren.
Karakter
Daarnaast zijn er de karakterologische verschillen tussen mensen. Ook hier wil je zo goed mogelijk mee omgaan. Er zijn verschillende modellen in omloop die helpen om hierin inzicht te krijgen. Mensen voor wie de sfeer een belangrijke voorwaarde is, hechten bijvoorbeeld veel waarde aan informele gesprekken, terwijl anderen vooral feitelijk willen weten waar ze aan toe zijn. Minder dominante mensen zal ik actiever naar hun mening en inbreng vragen, zodat zij tot hun recht komen in het team. Ik probeer met mijn benadering en leiderschapsstijl zo goed mogelijk aan te sluiten bij elk teamlid, om zo een betrokken en effectief werkend team te creëren.
Bewust communiceren
Het team selecteren we als projectmanager vaak niet zelf, dus dat hebben we niet altijd in de hand. Waar we wel invloed op hebben is onze manier van communiceren. Als projectmanager vind ik het heel interessant om hier invulling aan te geven en ik leer elke dag nog bij. Door bewust te kijken en luisteren naar teamleden herken ik eerder hun behoeften en kan ik daar beter op inspelen. Naast een goede structuur, de focus op planning en beheersing van risico’s zijn ook je softs kills van belang om het team en het project naar een hoger plan te brengen.
