Als projectmanager is het vaak onze focus om ervoor te zorgen dat een project volgens schema en op tijd verloopt. Om die planning te halen proberen we het team te motiveren en organiseren om steeds naar een bepaald tussenresultaat toe te werken. Zodra dat punt is bereikt, gaan we meestal zo snel mogelijk weer door naar de volgende milestone. Als we de designfreeze gehaald hebben staan we alweer in de startblokken om de productie in orde brengen. Dit kan ervoor zorgen dat de teamleden het gevoel krijgen dat ze in één lange sprint zitten. De inkt is nog niet droog en we rennen verder met z’n allen.
Om te voorkomen dat deze processen gaan aanvoelen als een ratrace, pleit ik ervoor om met het team stil te staan bij het halen van een milestone. Een moment creëren waarop je als team voelt: we hebben hier met z’n allen heel hard aan gewerkt en we hebben echt iets bereikt.
Goed voor het moreel
Dit kan allerlei vormen hebben, afhankelijk van de mensen en de milestone. Het kan een taart zijn tijdens een wekelijkse meeting. Of je kunt aan het eind van de dag met je team de tijd maken voor een borrel. Een moment nemen om uit te lichten dat je als team het punt dat je wilde bereiken hebt gehaald. Dat je dit samen voor elkaar hebt gekregen, elk met zijn of haar eigen bijdrage. Het project is natuurlijk nog niet klaar. Er komen vast nog allerlei ingewikkelde uitdagingen, maar op dat moment vier je wat je samen hebt bereikt. Het is dus nadrukkelijk geen review meeting waarin we gaan kijken wat er goed en minder goed ging de afgelopen periode. Alle mitsen en maren zijn weer voor morgen. Het vieren van een milestone is heel goed voor het moreel. Het helpt om de volgende dag weer gemotiveerd aan de slag te gaan met de volgende fase van het project.
Betrokkenheid en waardering
Zo’n gelegenheid biedt ook de kans om de waardering van het bedrijf te laten zien. Wat heel goed werkt is om een leidinggevende van het managementteam, bijvoorbeeld de CTO, te vragen om tijdens zo’n borrel het team te bedanken voor hun inzet. Mijn ervaring is dat deze mensen daar graag aan meewerken. En de teamleden ervaren zo dat het management de teamprestaties ziet en waardeert. Zo’n moment zorgt binnen je projectteam voor meer verbinding.
Het biedt ook een kans om mensen uit de rest van het bedrijf uit te nodigen die bij het project betrokken zijn. Op die manier ziet iedereen dat het project meer is dan het projectteam. Het helpt om de banden aan te halen. Als je dan in het vervolg mensen nodig hebt buiten het projectteam, kunnen mensen elkaar makkelijker vinden en elkaar direct aanspreken als er iets is.
Gunstig effect
Ik merk dat stilstaan bij tussenresultaten echt een gunstig effect heeft op het team. Je voorkomt dat de teamleden het gevoel hebben dat ze altijd maar door moeten. Mensen voelen zich gewaardeerd en het is goed voor de teambuilding en de betrokkenheid binnen het bedrijf.
Zo kun je met een kleine tijdsinvestering een groot voordeel voor het project halen. En dat helpt je uiteindelijk ook om goed binnen je planning te blijven.
