Bestaat de perfecte planning en past die op een A4-tje? Drie ervaringsdeskundigen en vijf stellingen over de zin en de onzin van plannen.
Operations JET Group
Projectdirecteur Bouwbedrijf Heijmans
Programmamanager Design Innovation bij Philips
PLANNINGEN MOETEN ALTIJD OP 1 A4TJE PASSEN
Rincker: ‘Bij ons zeker. Een overzichtelijke planning is een voorwaarde voor acceptatie. In mijn context maak je plannen op hoofdlijnen, vooral om te anticiperen en een helikopterview te houden.’
Rombouts: ‘De crux is dat de planning geen overbodige zaken bevat. Maar als je 3,5 jaar werkt aan een complex bouwwerk met 40 onderaannemers dan past de planning niet op een A4. Wel verdelen we de overkoepelende planning in kwartaalplanningen, zesweekse planningen en zo door tot dagplanningen. Maar zelfs die passen niet op een A4.’
Rood: ‘Ja, anders worden ze te complex en schiet je je doel voorbij. Zo nodig delen we grotere planningen op in kleinere.’
GOEDE PLANNINGEN VOLGEN BEPROEFDE METHODEN ZOALS HET STAGEGATE-MODEL
Rombouts: ‘In de ontwerpfase gaan we pas een volgende fase in als de vorige helemaal is afgerond. Maar in de bouwfase lopen er zoveel processen tegelijkertijd, dat een modelaanpak ongeschikt is. Constant afstemmen is dan essentieel.’
Rincker: ‘Eens. Ik ken een experiment waaruit bleek dat planningen volgens het boekje meestal toch beter werken. Uit dat experiment bleek overigens dat ervaren projectmanagers de neiging hebben om te denken dat zij zonder modellen kunnen.’
Rood: ‘Dat hangt volledig af van het product en de deadline. De klantbehoefte is altijd leidend. Los daarvan gebruiken wij vrijwel altijd MS Project.’
UITLOOP INBOUWEN IS BIJ VOORBAAT VRAGEN OM VERTRAGING!
Rincker: ‘Nee, je bouwt die uitloop in, maar niet altijd zichtbaar. Wie kinderen heeft, weet wat ik bedoel.’
Rombouts: ‘Oneens. Bouwactiviteiten vinden grotendeels buiten plaats, dus verwerken we de weerstatistieken in de planningen. Verder zijn we sterk afhankelijk van veel verschillende leveranciers. We moeten continu voorbereid zijn op aanpassingen.’
Rood: ‘We willen een realistische planning, dus bouwen we het risico van vertraging in.’
PLAN MET ZO MIN MOGELIJK MENSEN, MET ZIJN ALLEN LUKT HET NOOIT
Rombouts: ‘Oneens. Als we het grote raamwerk hebben, plannen we zoveel mogelijk alles in overleg met de onderaannemers.’
Rood: ‘In zoverre mee eens dat bij ons een specialist eerst alleen een draft maakt. Vervolgens is er ruimte om de planning bij te stellen op basis van feedback van alle betrokkenen.’
Rincker: ‘Oneens. Eén van de doelen van het planproces is juist dat iedereen er over nadenkt en zo op één lijn komt.’
DE PLANNING IS HEILIG, ANDERS IS HET EINDE ZOEK
Rood: ‘Helemaal waar. Zonder helder doel weet niemand welke kant hij op moet rennen.’
Rombouts: ‘In de basis wel, maar het halen van de planning mag niet ten koste gaan van de kwaliteit. Ook kan de opdrachtgever goede redenen hebben het bouwplan te wijzigen. Plannen is natuurlijk wel nodig: we gebruiken niet voor niets agenda’s en boodschappenlijstjes.’
Rincker: ‘Dat hangt ervan af of je precies weet waar je uitkomt, of dat je op zoek bent naar een break-through-innovation. In dat laatste geval plan je minder concreet. Columbus moest zijn planning waarschijnlijk ook aanpassen toen hij Amerika werkelijk ontdekte.’
Maarten Rincker
Programmamanager Design Innovation bij Philips, verantwoordelijk voor het operationeel beheren van diverse programma’s en het uitvoeren van het programma rapid cocreation.
Frans Rombouts
Projectdirecteur Bouwbedrijf Heijmans, verantwoordelijk voor de bouw en oplevering van Muziekcentrum Vredenburg in Utrecht.
Frank Rood
Operations JET Group, verantwoordelijk voor inkoop, productie en logistiek in Nederland bij de fabricage van lichtkoepels, daklichten en systemen voor warmte en rookafvoer.