Wel eens meegemaakt? Je hebt een geweldig product ontwikkeld, maar in de laatste fase blijkt de overgang van ontwikkeling naar productie vol problemen. Onverwacht moet je nog allerlei aanpassingen doen. Dat kost behalve irritatie ook veel tijd en geld. Dit kan anders, ontwerp ‘first time right’ door gebruik te maken van de DfX aanpak.

‘Met de DfX-aanpak leg je de basis voor een soepele overdacht naar productie al in het begin van je project.’

Focusgebieden
DfX is een systematische benadering die ervoor zorgt dat alle kritische (product)factoren al vanaf het begin van de productontwikkeling worden meegenomen. De methode biedt praktische richtlijnen om bijvoorbeeld productie, assemblage, kosten, betrouwbaarheid en duurzaamheid al vanaf het begin in je project te integreren en valideren. Dit zorgt voor een ontwerp dat in één keer goed is en probleemloos aansluit op de productiefase. 

X staat voor excellentie en wordt vervangen door de eerste letter van het focusgebied, bijvoorbeeld: 

              

               

    

Bron: https://www.elepcb.com/blog/what-is-pcb-dfm-check/

De basis voor DfX ligt in opgedane en expliciet gemaakte kennis binnen de organisatie; in de vorm van richtlijnen, ontwerpregels en producteisen en de aanwezigheid van experts en kennisdragers. Deze kennis wordt door de projectteams toegepast in hun projecten. De kwaliteit van gedeelde kennis en de effectiviteit waarmee het wordt toegepast is hierin cruciaal. 

Kennis in de organisatie
Het is belangrijk om vanaf het begin duidelijk en specifiek te zijn over de DfX-focusgebieden binnen het project – kies de gebieden die de organisatie het projectdoel ondersteunen of die cruciaal zijn voor realisatie van het projectresultaat.
Als projectmanager zorg je ervoor dat in je multidisciplinaire team de expertise beschikbaar is om de vereiste uitdagingen ook op te lossen. Raadpleeg regelmatig relevante experts, zeker bij kritische beslissingen. Zo kan je bijvoorbeeld, als je een link naar de productieketen wilt garanderen, een stakeholder van productie in je team opnemen. Betrek daarnaast ook belangrijke leverancier(s) bij het project om hun specifieke kennis en kunde mee te nemen in de ontwikkeling van het (deel)product. (Het zal niet de eerste keer zijn dat een mooi ontwerp niet of alleen met aanpassingen en hogere kosten geproduceerd kan worden).

Door geselecteerde DfX aspecten regelmatig tegen het licht te houden, het ontwerp voor elke gate te valideren en experts te betrekken bij kritische beslissingen, worden issues en risico’s al vroeg in het traject opgepakt en verholpen. Door deze structurele aanpak minimaliseer je de kans op significante aanpassingen (en daarmee vertraging en hogere kosten) in de eindfase van het project.

Kwaliteit en betrouwbaarheid
Deze methode werkt voor mij als projectmanager heel goed. Het helpt om al vroeg in het project houvast te krijgen op kritische design factoren. Daarnaast geeft het handvatten om grip te houden en sturing te geven aan het project. Hierbij is het belangrijk om de juiste stakeholders betrokken te houden bij het project en de beschikbare kennis goed te gebruiken. Daarnaast dwingt de methode organisaties om (doorlopend) kennis te vergaren en te delen.

Door deze integrale aanpak ontstaat focus in het team, wordt specifieke expertise binnen (en buiten) de organisatie benut en wordt de toepassing in het ontwerp regelmatig getoetst, waardoor issues tijdig opgepakt worden. De DfX aanpak verhoogt de kwaliteit en betrouwbaarheid van het opgeleverde product, én het project.

Wil je meer weten over hoe de DfX-aanpak werkt?
Neem contact met me op voor informatie of advies. Ik maak graag tijd om te sparren over de specifieke mogelijkheden van deze methode voor jouw organisatie.

Vanaf 1 januari ’24 komt er een verbod op wegwerpplastic voor consumpties op locatie (bovenop de nu al geldende regel dat kunststof wegwerpproducten niet meer gratis uitgegeven mogen worden). Wegwerpproducten van alternatieve materialen zoals suikerriet, papier en bamboe mogen nog wel.

De aanscherping van de maatregelen, onderdeel van de SUP-richtlijn vanuit de EU, is bedoeld om hergebruik te stimuleren. Hoewel plastic goed hergebruikt en gerecycled kan worden, gebeurt dit nog maar weinig. Circulware komt met een alternatief: herbruikbaar en volledig recyclebaar kunststof servies met een mooie look-and-feel.

Voordelen
Ik zie veel voordelen. Het grootste is natuurlijk de winst voor het milieu. Daarbij zijn deze producten veel steviger dan de wegwerpvariant. Ze eten fijner, stapelen goed en je krijgt het makkelijker uit elkaar dan dun plastic. Het feit dat de producten er goed uitzien zal de acceptatie vergemakkelijken en versnellen.

Hoewel de initiële investering hoger is voor de aanschaf, zullen de totale kosten niet veel hoger zijn dan huidige SUP-oplossingen, aangezien elk item meer dan honderd keer kan worden hergebruikt. Bovendien zijn ze goed te recyclen.
Circulware is daarmee een mooie oplossing. Ik verwacht dat het in eerste instantie goed zal werken op festivals. Dat is een afgesloten ruimte waar je het gebruikte servies ter plekke weer kunt inzamelen en schoonmaken. Dit schoonmaken is een nieuwe factor waar horeca aanbieders aan zullen moeten wennen.

Gedrag
Bij fastfoodketens kunnen klanten tegenwoordig kiezen: een toeslag betalen op wegwerpservies of gebruik maken van een herbruikbaar servies met statiegeld. Onderzoek liet zien dat driekwart van de Nederlanders positief staat tegenover een herbruikbaar alternatief met statiegeld. Toch blijkt dit nog niet uit de praktijk. Slechts een klein percentage kiest daadwerkelijk het herbruikbare alternatief.
Dit illustreert mooi dat we technologisch veel kunnen oplossen, maar dat ingesleten gedrag moeilijk te beïnvloeden is. Toch verwacht ik dat de omslag bij ‘eten op locatie’ onder druk van de nieuwe regelgeving vrij snel gemaakt wordt en dat er steeds vaker overgegaan zal worden op herbruikbaar servies van bijvoorbeeld Circulware.

Uitdaging
De grootste uitdaging ligt bij het afhalen en bezorgen, waar de regels wat minder streng zijn. Lukt het om te zorgen dat mensen het normaal gaan vinden om plastic servies niet weg te gooien, maar hun bakjes te bewaren en weer terug te brengen op een daarvoor bestemde locatie? Ik vind het lastig te voorspellen. Ook hier geldt dat technologisch veel opgelost kan worden, maar het hangt van meerdere factoren af of het ook voor deze toepassing een succes kan worden.

Bij de start van innovatieprojecten zijn er veel onzekerheden. Je hebt een mooi idee of concept en wilt dat zo snel mogelijk in de wereld zetten. Maar is het technisch haalbaar? Zit de gebruiker erop te wachten? En, het belangrijkste, kun je er geld mee verdienen?
Het is belangrijk om vroeg in je project te begrijpen wat wel en niet haalbaar is. Dat leer je niet van een scherm, maar door in de praktijk te testen, meten en valideren. Door een prototype te bouwen maak je het concreet en krijg je nieuwe inzichten. Op grond daarvan kun je bijsturen; het concept aanpassen, nieuwe oplossingen bedenken of desnoods de stekker eruit trekken.
Door vroeg en regelmatig te testen werk je sneller en gerichter toe naar je eindproduct en je voorkomt dat je onnodig geld, tijd en energie investeert.

Onzekerheden in kaart brengen
Bij de start van een project is het zaak om met het team de zekerheden en onzekerheden in kaart te brengen. Wat moet het product precies gaan doen? En welke risico’s zitten eraan vast? Samen filteren we de belangrijkste risico’s en aannames, ieder teamlid vanuit de eigen expertise.
Als projectmanager breng ik focus, zodat we steeds aan de belangrijkste dingen werken. Ik zorg ervoor dat het duidelijk wordt wat we willen en kunnen testen, in welke volgorde. En dat we de juiste conclusies aan de uitkomsten verbinden.
We beginnen met het testen van de risico’s en aannames in het concept die kritisch zijn voor het succes. Deze wil je bewezen hebben voordat je verder de diepte in gaat.

Prototypes
Elke validatiestap doen we zo vroeg mogelijk. Je kunt wel eindeloos schaven, maar dat is zonde van de tijd en energie als het later niet haalbaar blijkt. Na elke test bepalen we: wat hebben we geleerd? Voldoet het aan de verwachtingen en criteria? Met de conclusies werken we toe naar de volgende stappen. Naarmate het project vordert wordt de route steeds duidelijker en de risico’s worden steeds kleiner en specifieker. De prototypes worden steeds vollediger en de validatiestappen uitgebreider.

Belangrijke uitgangspunten bij het bouwen van prototypes zijn:

• Zorg dat je van tevoren heel helder definieert welke informatie je wilt vergaren. Dus niet eerst bouwen en daarna pas kijken wat je kunt testen.
• Maak het niet te groot; vaak kun je met weinig middelen al veel te weten komen. Werk met simpele prototypes en deeloplossingen waar mogelijk.
• Bepaal van tevoren de acceptatiecriteria en je aanpak. Trek objectieve conclusies en bepaal daarop de volgende stappen.
• Valideer en verifieer regelmatig en zo vroeg mogelijk in het proces.

Tijdig bijsturen
Als het resultaat anders uitpakt dan verwacht, dan moet je daar iets mee. Gebruik de bevindingen om aanpassingen door te voeren. Hoe eerder in het proces, hoe sneller en makkelijker je hierop kunt inspelen en hoe minder impact het heeft op tijd en geld.
Het is verleidelijk om dingen eerst helemaal af te ronden, maar wacht niet tot ver in het project met testen. Werk zo snel mogelijk toe naar manieren om je concept of deelprobleem te valideren. Dit zorgt voor een gerichte aanpak, voorkomt onnodige investeringen in tijd en geld en het verhoogt de kwaliteit van je eindproduct.

Projectmanagement gaat veelal over efficiënt organiseren, planningen maken, kosten beheren en risico’s minimaliseren. Heel belangrijk. Een minder belicht aspect van ons werk is de ‘zachte’ kant: zorgen voor een goede samenwerking in het team, waarbij elk teamlid betrokken is en optimaal bijdraagt aan het slagen van het project. Goede samenwerking en betrokken teamleden zijn belangrijke succesfactoren van projecten. Om dat voor elkaar te krijgen moet je als projectmanager je softs kills inzetten.

Een sterk team
Het team maakt het project. Als projectmanager probeer ik voorwaarden te scheppen waaronder de teamleden optimaal kunnen functioneren. Hoe meer zij betrokken zijn, hoe meer eigenaarschap ze nemen voor hun aandeel in het project, hoe beter (en sneller) het project loopt. En, ook belangrijk, betrokkenheid leidt ook tot werkplezier. Het team werkt veel fijner en je krijgt betere resultaten.

Goede start
Bij de start van een project voeren we als projectmanagers binnen BEACON uitgebreide kennismakingsgesprekken om een goed beeld van de teamleden te krijgen. Ik vraag welke ervaring ze hebben en hoe ze tegen het project aankijken. Vanaf het begin probeer ik een persoonlijke verbintenis te krijgen, door te inventariseren wat een teamlid nodig heeft aan ondersteuning en op wat voor manier. Hoe beter ik dat weet, hoe effectiever ik hierop in kan spelen. Tijdens het project ga ik vaak even met mensen zitten om ze beter te leren kennen, dat werkt voor mij heel goed.

Individuele benadering
Het is belangrijk om aan de ene kant helderheid en structuur te geven, zodat elk teamlid weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Aan de andere kant probeer ik naar alle individuele teamleden effectief te communiceren door me af te stemmen op de persoon in kwestie en door interesse te tonen. Iedereen is anders en vraagt om een andere benadering.
De theorie van Hersey en Blanchard over situationeel leiderschap geeft een mooie basis. Deze theorie beschrijft de flexibele aanpak van leidinggegeven aan de hand van de ervaring en motivatie van de teamleden. Daarin wordt gezocht naar een goede balans tussen taakgericht en relatiegericht leidinggeven. Zij onderscheiden afhankelijk van de mate van sturing en ondersteuning vier stijlen: delegeren, ondersteunen, begeleiden en instrueren.

Karakter
Daarnaast zijn er de karakterologische verschillen tussen mensen. Ook hier wil je zo goed mogelijk mee omgaan. Er zijn verschillende modellen in omloop die helpen om hierin inzicht te krijgen. Mensen voor wie de sfeer een belangrijke voorwaarde is, hechten bijvoorbeeld veel waarde aan informele gesprekken, terwijl anderen vooral feitelijk willen weten waar ze aan toe zijn. Minder dominante mensen zal ik actiever naar hun mening en inbreng vragen, zodat zij tot hun recht komen in het team. Ik probeer met mijn benadering en leiderschapsstijl zo goed mogelijk aan te sluiten bij elk teamlid, om zo een betrokken en effectief werkend team te creëren.

Bewust communiceren
Het team selecteren we als projectmanager vaak niet zelf, dus dat hebben we niet altijd in de hand. Waar we wel invloed op hebben is onze manier van communiceren. Als projectmanager vind ik het heel interessant om hier invulling aan te geven en ik leer elke dag nog bij. Door bewust te kijken en luisteren naar teamleden herken ik eerder hun behoeften en kan ik daar beter op inspelen. Naast een goede structuur, de focus op planning en beheersing van risico’s zijn ook je softs kills van belang om het team en het project naar een hoger plan te brengen.

Effectieve communicatie
Jurre is ambitieus. ‘Als ik een project heb gá ik ervoor, en ik ga voor het maximale resultaat. Ik laat mijn team heel duidelijk weten waar ik heen wil. Goede en effectieve communicatie is daarbij essentieel. Ik zorg ervoor dat alle teamleden steeds goed zijn geïnformeerd. Niet met lappen tekst, maar met beknopte en overzichtelijke informatie, vaak met visuals. En ik check actief of het aankomt, of iedereen het echt begrijpt, ook de mensen die aan de randen met het project mee functioneren. Zodat alle betrokkenen steeds op hetzelfde level zitten en blijven zitten.’

Als voetballiefhebber trapt Jurre graag een balletje met vrienden en hij gaat regelmatig naar de sportschool. In zijn vrije tijd houdt hij ervan naar buiten te gaan met zijn vriendin en zijn zoontje, van wie hij sinds een jaar de troste vader is.