‘Beslissingen nemen we consequent op 80 procent van de informatie’
‘Een medisch product in zes maanden opschalen van een laboratoriumproefje naar een systeem met 10.000 klinische testen met proefpersonen, dat is de opdracht waar we met de Verhaert Masters in Innovation groep aan werken. Het gaat om de ontwikkeling van een point of care testing device, een testapparaat dat gebruikt kan worden op bijvoorbeeld een huisartsenpost. Het systeem bestaat uit een disposable voor het nemen van een monster van de patiënt en een instrument voor de analyse. De test moet kunnen worden afgenomen en geanalyseerd door niet-gespecialiseerde medewerkers. En binnen zes maanden moet het systeem op grote schaal geproduceerd en werkend zijn. Een flinke uitdaging!’
Parallel werken
‘Om de gevraagde snelheid te kunnen halen hebben we een aanpak met een flexibel team gecreëerd, waardoor we zoveel mogelijk werk parallel kunnen doen. In samenwerking met de opdrachtgever en leidinggevenden binnen de Verhaert groep hebben we het team opgedeeld in zes subteams. Elk subteam werkt aan één specialistische functionaliteit van het product. Doel is om parallel de verschillende product-functionaliteiten te ontwikkelen, ondanks de onderlinge afhankelijkheden. We werken met zes subteams van vier tot zes leden, waarvan de meeste multidisciplinair zijn samengesteld.’
Informatiestroom
‘De subteams werken tegelijk aan de ontwikkeling in hun subsysteem zonder te wachten op input van andere subteams, om vertraging te voorkomen. Tegelijkertijd moet er aan het eind van het project een compleet product zijn ontworpen waarin de subsystemen samenwerken.
Daarom heeft elk subteam een linking pin. Die komen bij elkaar voor status updates en uitwisseling van relevante informatie. Door de snelheid van het project en de vele parallelle ontwikkelingen is er een groot risico dat de benodigde informatie niet altijd tijdig gedeeld wordt. Jeroen van Tongeren en ik sturen als projectmanagers de subteams direct aan en bewaken het proces. Het helpt daarbij heel erg dat wij technisch onderlegd zijn. Het is belangrijk dat wij begrijpen welke informatie cruciaal is en wat op welk moment met wie uitgewisseld moet worden. Als projectmanagers absorberen we constant wat er in de teams gebeurt en controleren ook dat de informatie door de linking pins gedeeld wordt. Die informatiestroom is essentieel. We zoeken daarbij steeds naar de balans tussen uitvoering en overleg, zodat er niet alleen tijd genoeg is voor het uitwisselen van informatie, maar ook voor het doen van het inhoudelijke werk.’
80 procent
‘Het tweede dat bijdraagt aan snelheid is de besluitvorming. Beslissingen in het project nemen we consequent op 80 procent van de informatie. Normaal zouden we doorgaan tot 95 of 98 procent zekerheid, maar juist die laatste 20 procent kost veel tijd. Als het er sterk op lijkt dat iets gaat werken gaan we ervoor. Ook al weten we het nog niet helemaal zeker. We nemen gezamenlijk met de klant een risico en besparen daarmee veel tijd. Het is heel belangrijk dat een opdrachtgever hierin mee durft te gaan. We nemen heel bewust samen dat risico. Wel brengen we alternatieven in kaart om achter de hand te hebben als de keuze toch niet goed blijkt. Mocht dit zich voordoen, dan maken we samen met de opdrachtgever de afweging: gaan we voor een alternatief en vertragen we daarmee of passen we de scope aan? Stel dat de time to result ietsje langer is dan het originele doel. Dan maken we de afweging: Kunnen we met wat we nu hebben toch tevreden zijn? Of gaan we het oplossen, ook als we daardoor later klaar zijn?’
Dynamisch
‘Gelukkig hoeven we die keuze nu niet te maken, want we liggen op schema voor ons einddoel. Deze manier van werken is heel dynamisch, de ontwikkelingen gaan snel en er gebeurt heel veel tegelijk. Als projectmanager moet je zorgen dat je alles bijhoudt en de controle houdt. Dat is zeker uitdagend, maar dat maakt het juist ook heel interessant.’
Rol BEACON
Dit project wordt uitgevoerd binnen de Verhaert Masters in Innovation groep, waarbij diverse onderdelen bijdragen met hun eigen expertise en middelen. De system engineering, fysica, elektronica, het thermisch en mechanisch ontwerp wordt verzorgd door consultants en ingenieurs van Verhaert. LambdaX is betrokken voor het optisch instrument ontwerp. Daarnaast leverde Moebius bijkomende middelen in engineering. BEACON is in een vroeg stadium bij het project betrokken voor het projectmanagement, toen er werd opgeschaald van 3 naar 25 man. Op dit moment werken 40 man aan het project. Yorick Koumans en Jeroen van Tongeren coördineren vanuit BEACON het project hands-on. Daarnaast werkt Tom Stefels mee als overall projectmanager. Hij bewaakt de algehele richting van het project en zorgt voor het contact met de opdrachtgever.
Zie ook het artikel over dit project op de website van de Verhaert Masters in Innovations Groep.
