Simon van Ipenburg (Projectmanager BEACON):
Veel mensen gaan er van uit dat een goede projectmanager in staat is om, ongeacht het vakgebied, een project naar een goed einde te brengen. Bij BEACON hechten we veel waarde aan managementvaardigheden. Daarnaast vinden we echter ervaring en inhoudelijke vakkennis op het gebied van fysieke productinnovatie een must. Productinnovatie kenmerkt zich door veel onzekerheid, technische uitdagingen en een beperkte tijd tot marktintroductie. Inhoudelijke kennis helpt om de valkuilen en risico’s te herkennen in het proces, wat van groot belang is voor onze klanten.
Juiste balans
Om zo’n uitdagend project tot een succes te maken is samenwerking vereist van een multidisciplinair team. Het team staat centraal en bepaalt de richting, de projectmanager bewaakt de voortgang. Voor een projectmanager zonder vakinhoudelijke kennis is het lastig om de standpunten van de diverse specialisten af te wegen, focus aan te brengen en een koers uit te zetten. Aan de andere kant is er ook een reëel gevaar om teveel in details te treden en daarbij het proces uit het oog te verliezen. Waar is vakinhoudelijke bemoeienis van belang? En hoe houdt de projectmanager de juiste balans tussen inhoudelijke sturing en het managen van het overall proces?
Puzzel
Bij BEACON richten we ons op innovatieprojecten waarbij een fysiek product ontwikkeld en op de markt gebracht moet worden. Dat betekent dat onze teams meestal bestaan uit verschillende disciplines zoals R&D, marketing, kwaliteit, inkoop, productie en logistiek. Je kunt dit zien als een grote puzzel, waarvoor alle teamleden stukjes moeten aandragen. De projectmanager speelt een belangrijke rol bij het afstemmen van de vorm van de aparte stukjes en de puzzel als geheel, en het regisseren van de plaatsing van de verschillende stukjes. In de praktijk komt dit bijvoorbeeld neer op het bereiken van afstemming met verschillende teamleden over:
- gebruikerswensen versus technische mogelijkheden
- geschikte (productie)partners versus impact op kostprijs
- technische oplossingen en design versus beschikbare productiemogelijkheden
- producteigenschappen versus kostprijs
- gewenste aantal varianten versus kostprijs en complexiteit in productie
Sparren en afstemmen
Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het zeker niet altijd. Om met al deze verschillende disciplines tot consensus te komen over de vorm van de puzzel en ervoor te zorgen dat alle stukjes binnen de grenzen van het project blijven, is vakinhoudelijke kennis en ervaring onontbeerlijk. Een projectmanager zonder inhoudelijke kennis zou volledig moeten varen op de visie van de teamleden. Ons inziens moet een projectmanager inhoudelijk kritische vragen kunnen stellen, steeds kunnen beoordelen welke zaken prioriteit hebben en zaken kunnen spotten die het team over het hoofd ziet, maar die wel aandacht vergen. Onze ervaring is dat, om tot buitengewone resultaten te komen en teamleden te laten excelleren, het van belang is om regelmatig inhoudelijk met de teamleden te kunnen sparren.
Een projectmanager moet bijvoorbeeld kunnen meedenken:
- met marketing over de definitie van de value proposition
- met engineers over technische constructies
- met de kwaliteitsafdeling over het opstellen van een validatieplan op basis van het programma van eisen
- met de controller over de businesscase
- met inkoop over offertes en samenwerkingscontracten
- met de productiemanager over procesverbetering
Rol projectmanager
Hoewel menig projectmanager een heel eind zal komen in het scheiden van kaf en koren, geeft kennis van zaken de projectmanager de gewenste autoriteit in het team. Juist het doorgronden van de diverse inhoudelijke dilemma’s en het belang daarvan voor de puzzel als geheel, maakt het mogelijk om als projectmanager overzicht te houden en vooruit te denken. Een inhoudelijk deskundige projectmanager kan bruggen slaan tussen disciplines, de standpunten verduidelijken, kritische vragen stellen, focus en prioriteit aanbrengen, sparringpartner zijn voor de teamleden en het project de juiste kant op koersen. Daarmee kan de projectmanager zich positioneren als steunpunt en katalysator binnen het team. De focus op de puzzel als geheel biedt houvast bij het vinden van de juiste balans tussen inhoudelijke verdieping en sturing van het overall proces.
